يمكن تعريف إدارة الأملاك على أنها إدارة وتشغيل العقارات أو الممتلكات الشخصية، أو المعدات، أو غيرها من ممتلكات شخص ما، أو وجهة أخرى، ويقوم موظف من إدارة الأملاك بإدارتها مقابل مبلغ مالي أو نسبة ربح يتم الاتفاق عليها، وتتم هذه العملية على يد مدير العقار الذي يشرف على الممتلكات بالنيابة عن مالك العقار، وبالمقابل يدفع صاحب العقار لمدير الأملاك مقابل عمله على الإدارة والواجبات التي يجب أن يقوم بها.
مهام وواجبات مدير العقار
تختلف المهام التي يقوم بها مدير العقار، ولكن بشكل عام تتضمن ما يقوم بها من واجبات يومية تلزم لصيانة وإدارة مبنى أو عقار مؤجر آخر، وتشمل أبرز هذه المهام بشكل خاص ما يلي:
تحديد سعر إيجار مناسب
يعتبر تحديد سعر إيجار مناسب من مهام مدير العقار، حيث يقوم بذلك من خلال دراسة السوق، وتقييم العقارات المشابهة من أجل تحديد سعر إيجار تنافسي يستقطب المتأجرين مع الحرص على توفير ربخ للمالك، حيث يقوم مدير العقار بتقديم اقتراحات للمالك حول التحسينات والإصلاحات التي يستطيع القيام بها لزيادة قمية العقار بعد التقييم المبدئي له، مما يؤدي لزيادة قيمته عند البيع أو التأجير.
تسويق العقار
يجب على مدير العقار ضمان نظافة العقار، والعمل على جذب العملاء له، من أجل تسويقه للمستأجرين المتميزين، بحيث تجذب الصور المنتشرة في الإعلانات انتباه المستأجرين المحتملين، ويمكن نشر الإعلانات في الصحف أو على مواقع التأجير، أو باستخدام الإعلانات المبوبة عبر الإنترنت.
التحقق من المستأجرين
يقوم مدير العقارات بفحص المستأجرين بالتحقق من هوية مقدم الطلب، والتحقق من تاريخ تأجير مقدم الطلب، والتحضير لعملية انتقال المستأجر، ثم يتفق مع المستأجر من خلال عقد إيجار قانوني، يقوم به بتوضيح كافة الأمور، ويراجع العقد والاتفاقيات والشروط مع المستأجر، ثم يتأكد أن الاتفاقية هي ملكية منفذة، ويحصل على الإيجار من المستأجر، أو الرسوم المالية المتفق عليها.
تحصيل الإيجار
يقوم مدير العقارات بتحصيل الإيجار من المستأجرين بناءا على الاتفاق، سواء أكان شهري أو سنوي، ويحتفظ بفواتير الإيجارات المستلمة والسجلات المالية، ويقدم الإيصالات للمستأجرين، ويتتبع المدفوعات المتأخرة.
إخلاء المستأجرين
يقوم مدير العقار بإخلاء المستأجرين الذين انتهكوا بنود العقد، أو ظهر منهم سلوك ممنوع بحسب الاتفاق، ويجب عليه إخطار المستأجر أولا بعملية الإخلاء بناءا على القانون، وتقديم المستندات اللازمة للمحكمة، والوثائق والشهادات اللازمة للحصول على أمر الإخلاء، ثم ينسق مع الجهة القانونية المسؤولة عن الإخلاء لإخراج المستأجرين من العقار المؤجر.
إدارة الشؤون المالية
تشمل مسؤوليات المدير العقاري متابعة سداد الرهن العقاري، أو أي مدفوعات أخرى على الممتلكات العقارية، والاحتفاظ بالسجلات المالية، وتقديم تقارير سنوية لمالكي العقارات، وتوثيق نفقات الإصلاح والصيانة.
صيانة العقار
يقوم مدير العقار بضمان القيام بالصيانة الوقائية، والقيام بالإصلاحات اللازمة، أو العناية بالمناظر الطبيعية.
عمل خطة إدارة الأملاك
يحدد مدير العقار احتياجات المالك، وشروط عقد إدارة الممتلكات لينشأ الخطة اللازمة لإدارتها، وتختلف الخطط بناء على نوع العقار وطبيعته.